E-Rechnung
PDF ist keine E-Rechnung. Ab 01.01.2027 reicht es nicht mehr.
DATEV schlägt Alarm. Der Mittelstand trödelt bei der E-Rechnung. Dabei laufen schon Millionen davon durch die Systeme. Das Problem: Viele Unternehmen glauben, sie seien längst so weit. Die Rechnung geht doch als PDF per E-Mail raus. Leider falsch.
Dan Meisel, B.A. | Steuerberater | Bamberg
Besonderheiten bei der E-Rechnung
KI-generierte Audio-Zusammenfassung
Ein PDF ist wie ein handgeschriebener Einkaufszettel. Eine E-Rechnung ist wie der Barcode an der Kasse. Beides sagt dasselbe.
Aber nur eins versteht die Kasse sofort.
Die Sache in drei Sätzen
Seit 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 01.01.2027 muss sie ausstellen, wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte. Ab 01.01.2028 gilt das für alle.
PDF oder E-Rechnung: Wo ist der Unterschied?
Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Ein Mensch liest es problemlos. Ein Computer muss raten, wo der Betrag steht und welcher Steuersatz gilt. Am Ende tippt jemand ab.
Eine E-Rechnung ist ein Datensatz. Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer und Bankverbindung stehen in festen Feldern. Die Buchhaltung liest sie direkt ein. Niemand tippt, niemand vertippt sich.
Zwei Formate sind gängig. Die XRechnung ist ein reiner Datensatz. Zum Anschauen braucht man ein Programm. ZUGFeRD ist ein Mischformat. Außen ein normales PDF für Menschen, innen der Datensatz für die Software. Wichtig: Nicht jede ZUGFeRD-Variante reicht. Frag Deinen Softwareanbieter, ob sein Format die Pflicht erfüllt.
Wer muss 2027 umstellen?
Entscheidend ist Dein Gesamtumsatz im Jahr 2026. Liegt er über 800.000 €, stellst Du ab 01.01.2027 E-Rechnungen aus. Und zwar an alle Unternehmen in Deutschland, die Du belieferst. Liegt er darunter, hast Du noch ein Jahr Zeit.
Achtung bei Wachstum: Wer 2026 über die Grenze springt, ist 2027 sofort dran. Eine Schonfrist gibt es dann nicht.
Nicht betroffen sind:
- Rechnungen bis 250 € brutto
- Fahrkarten
- Rechnungen an Privatkunden
- Kleinunternehmer beim Ausstellen. Empfangen müssen auch sie können.
Und die Forderung nach einer Verschiebung? Stand heute gilt der Termin. Wer auf eine Verschiebung wettet, wettet mit seiner eigenen Buchhaltung.
Was passiert, wenn Du es ignorierst?
Ein Beispiel: Ein Zulieferer aus Oberfranken macht 1,2 Mio. € Umsatz. Im Februar 2027 schickt er seinem Kunden wie immer ein PDF. Formal ist das dann keine ordnungsgemäße Rechnung. Die Buchhaltung des Kunden schickt sie zurück. Die Zahlung wartet. Der Zulieferer stellt neu aus, diesmal richtig. Drei Wochen später kommt das Geld.
Teuer ist nicht die Pflicht.Teuer ist das Hin und Her.
Und wer bei großen Kunden auf der Lieferantenliste steht, will dort nicht als der auffallen, der es nicht hinbekommt.
Die gute Nachricht
Die E-Rechnung ist kein Bürokratiemonster. Richtig eingerichtet spart sie Arbeit. Eingehende Rechnungen landen ohne Abtippen in der Buchhaltung. Ausgehende Rechnungen werden schneller geprüft und bezahlt. Wer ohnehin digital arbeitet, merkt kaum einen Unterschied. Wer noch Papier abheftet, merkt ihn deutlich.
Was heißt das für Dich?
- Umsatz 2026 prüfen: Liegst Du über 800.000 €? Dann ist 2027 Dein Jahr.
- Rechnungsprogramm fragen: Kann es XRechnung oder ZUGFeRD in der passenden Version? Wenn nein: wechseln oder nachrüsten.
- Kundendaten aufräumen: Wer ist Unternehmen, wer privat? An welche Adresse sollen E-Rechnungen gehen?
- Eingang prüfen: Kommen E-Rechnungen bei Dir richtig an? Und werden sie richtig aufbewahrt? Das Original ist der Datensatz, nicht der Ausdruck.
- Testlauf im Dezember: Eine Probe-Rechnung an einen guten Kunden. Lieber jetzt ein Fehler als im Januar zehn.
Die rebellische Wahrheit
Rebellion heißt hier nicht, das Gesetz zu ignorieren.
Rebellion heißt, früher fertig zu sein als alle anderen.
Unser Tipp: Sprich mit einem Experten, bevor Du umstellst. Nicht erst, wenn die erste Rechnung zurückkommt.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Für die Richtigkeit im Einzelfall übernehmen wir keine Gewähr.